Association ATP Du Marmandais

REGLEMENT INTERIEUR

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Ce règlement intérieur a pour objectif de définir l’organisation et le fonctionnement des diverses activités de l’association « Arts et Traditions Populaires du marmandais », qu’elles se déroulent à l’intérieur ou à l’extérieur du siège situé à l’Ostau marmandés.

D’autre part, l’utilisation de l’Ostau marmandés par ATP Marmande doit s’effectuer conformément à la convention d’objectifs triennale signée avec la mairie de Marmande, en respectant :

L’ordre public :

Veiller lors des différentes activités à ne pas déranger le voisinage (bruit, stationnement)

Eviter de stationner devant les deux entrées sauf temporairement pour charger ou décharger le matériel nécessaire aux activités.

L’hygiène :

Il n’y a pas d’agent d’entretien attaché à l’Ostau, chacun est responsable de la bonne tenue et de la propreté du bâtiment et peut et doit participer à son entretien.

En cas de panne, anomalie de fonctionnement ou incident, en aviser le responsable de l’activité qui en réfèrera au Président ou à un membre du CA.

Les bonnes mœurs :

« L’ostau Marmandés » est un lieu consacré à la culture occitane, ouvert aux membres des ATP mais aussi au public pour des animations, pour la visite du musée et des expositions et la consultation de documents. Toute personne ayant un comportement inapproprié susceptible de troubler l’activité et la sérénité du lieu pourra s’en voir interdire l’accès.

1. Accès à l’Ostau Marmandés

Pour des raisons de sécurité et de commodités deux accès ont été définis :

Entrée 14 rue de l’hirondelle pour toutes les activités de l’association.

Entrée 35 rue Labat pour les visites du musée et expositions.

2. Activités possibles à l'Ostau

Visite du musée :

L’entrée est gratuite pour les membres d’ATP Marmande. Les tarifs pratiqués sont indiqués en Annexe 1. Les visites de groupe se font sur rendez-vous en téléphonant au 05 53 84 45 08.

Les bénévoles susceptibles de faire une visite commentée du musée seront initiées par Josette Menara. Des feuillets d’explication sur les différents objets, tissus, ou costumes exposés seront mis à leur disposition.

3. Documentation / bibliothèque :

L’accès aux documents et à la bibliothèque n’est possible qu’en présence d’un responsable de l’association. Les livres, documents et enregistrements sont consultables sur place et ne doivent en aucun cas être sortis de l’Ostau. Les documents seront consultables sur ordinateur après réalisation de l’inventaire et dépôt aux archives municipales.

4. Vie associative

Musique : Ateliers accordéon diatonique (débutant et musiciens confirmés),

                  Répétitions groupe musique de bal orchestre ATP

                  Répétitions groupe musique de rue : « Bagassèir de Garona »

                  Stages et manifestations

Chants :    Atelier chants polyphoniques

                  Stages et manifestations

Danses :   Ateliers danses

                  Stages et manifestations

Théâtre :   Répétitions groupe

Veillées gasconnes : Conférences, projections vidéo, contes, musique, etc.

Cours d’occitan : Débutants et perfectionnement

Café Oc et ateliers d’occitan : Pratique de la langue  

Artisanat : Stages, expositions et autres

5. Activités extérieures à l'ostau

Bals traditionnels, animations de fêtes, musique de rue

Théâtre gascon

Musiques, danses, chants, contes et histoires bilingues du pays Marmandais pour les collectivités, écoles, centre de loisirs, associations…

Initiations aux danses : Ateliers (réguliers à Argenton) ou à la demande.

Emissions de radio en occitan

Manifestations quinzaine occitane.

Animations en partenariat : USEP, quinzaine occitane, semaine du goût, grande lessive, Campestral…

Et toutes autres activités qui pourront être mises en place dans le futur

6. Fonctionnement des ateliers, des répétitions et des préparations de manifestations

Calendrier des activités :

Le calendrier des activités d’ATP Marmande est prévu plusieurs mois à l’avance et mis à jour régulièrement. Il est consultable sur le site www.atp-marmande.fr et affiché au siège de l’association.

Pour faciliter la gestion de l’association, l’organisation des diverses activités et le travail des administrateurs, les plannings de chaque activité sont accessibles et modifiables « On line » par les responsables d’activités.

Les musiciens et animateurs doivent penser à consulter régulièrement le planning animation et confirmer pour chaque animation s’ils seront présents ou absents.

7. Responsabilité des activités :

Chaque activité se déroule sous la responsabilité d’un (ou plusieurs) membre (s) des ATP désigné(s) par le CA, elle peut éventuellement être dévolue à l’animateur de l’activité.

La liste des responsables se trouve en Annexe 2. Elle est tenue à jour en permanence.

Ces responsables veillent à la sécurité des biens et des personnes tout au long de leur activité. Ils font le lien avec l’administration (état de présence, calendrier, organisation) et la gestion (cotisations et règlements divers). Ils ont un rôle d’information sur l’ensemble des activités de l’association.

Le responsable d’activité ouvre les locaux et inscrit sur le cahier d’activité l’heure d’ouverture, l’activité pratiquée et le nom des participants.

Tous ces renseignements permettront d’évaluer précisément :               

-        Le volume de bénévolat et d’activité de l’association,

-        Des indemnités éventuelles des bénévoles.

A la fin de l’activité, il s’assure que les locaux sont propres, que toutes les lumières sont éteintes, en hiver, que le chauffage est mis au ralenti, que la porte du musée rue Labat est bien fermée à clef et la clef enlevée de la serrure (pendue à coté). Il note l’heure de fermeture et sort rue de l’Hirondelle. Il ferme à clef la porte d’entrée et baisse le rideau métallique.

Deux clés d’accès au  local (rideau métallique et porte d’entrée) sont remises à chaque responsable d’activité. En cas de perte ou de vol de ces clefs, avertir immédiatement le Président ou un membre du CA.

8. L'animateur d'activité :

Il a en charge la bonne marche de l’activité.

Il fait partie de l’association (la carte de membre l’assure pour son activité).

Pour certaines manifestations, l’association peut faire appel à des animateurs extérieurs             :

-        Bénévoles avec éventuellement prise en charge des frais de déplacement et de repas

-        Professionnels du spectacle rémunérés sur facture ou cachet

Dans le cadre de prestation de service (intervention pour une école, une collectivité, une association) l’animateur mandaté par les ATP est responsable de l’activité seule. Les enfants ou participants à l’activité sont sous la responsabilité des organisateurs de l’activité (école, association, collectivité)

9. Responsables du musée

Mêmes consignes que les responsables d’activités pour ce qui concerne la sécurité des biens et des personnes.

Deux personnes sont nécessaires pour tenir le musée. Une à l’accueil et à la caisse en bas. Une autre personne fait la visite commentée. La personne à l’accueil pouvant faire la visite de la salle du bas ; l’autre personne celle du haut. Penser en arrivant à sortir le « Stop-Trottoir » panneau à placer devant la porte dans la rue indiquant que le musée est ouvert.

10. Indemnités de déplacements des bénévoles désignés, responsables ou animateurs

Hormis les éventuels salariés de l'association, toutes les activités exercées par les adhérents de ATP Marmande (pour faire vivre l'association par des opérations en conformité avec son objet social – article premier des statuts) sont bénévoles.

Toutefois les frais de déplacements des désignés, responsables ou animateurs chargés de mener à bien les activités de l'association (réunions du CA, réunions avec d'autres associations ou organismes en vue de partenariat, animations d'atelier, préparation et animations de soirées et bals, répétitions de spectacles, accueil du public, etc.) peuvent être prises en compte de deux façons :

-        Soit un remboursement par l'association après accord préalable et sur des barèmes préétablis,

-        Soit par un abandon des frais engagés au profit d’ATP Marmande, qui prend la forme de don.

Les dons versés par les membres d'une association n'ouvrent droit à la réduction d'impôt que lorsqu'ils sont consentis à titre gratuit, sans contrepartie directe ou indirecte au profit du donateur.

Le bénéficie de la réduction d'impôt ne s’applique que pour les frais engagés par les bénévoles pour le compte de l’association et pour des opérations en conformité avec son objet social. Pour les activités de représentation nécessitant des répétitions, les déplacements des répétitions seront pris en compte à condition que le bénévole participe à au moins la moitié des représentations sur l’année.

Un état récapitulatif annuel justifiant les frais de déplacements sera établi par chaque bénévole qui en fait la demande. Cet état (fiche type fournie par l’association) fera apparaître l'adresse du bénévole ainsi que la date, l'objet et la distance de chaque déplacement. Il est soumis pour acceptation au Conseil d’Administration puis validé par la signature du président.  Il est destiné à l'administration fiscale.

L'utilisation du site www.viamichelin.fr (le plus rapide) servira à établir la distance du déplacement.

Le barème kilométrique forfaitaire pour les frais bénévoles est établi chaque année par l'administration fiscale.

L'association ATP Marmande fera apparaître dans ses comptes l'abandon des frais de ses membres bénévoles.

11. Déléguation de représentation d'ATP Marmande

Le seul représentant d’ATP Marmande est son président. Il peut toutefois se faire remplacer par un membre de l’association en lui donnant délégation pour le représenter. Les conditions de la délégation devront être précisées : durée, objet, limites des engagements, frais engagés, compte-rendu, etc…

12. Service Civique

L’association, par l’intermédiaire de la Ligue de l’Enseignement (FOL 47), peut recruter des jeunes en Service Civique.

 Ils auront pour mission :

- De réaliser l’inventaire muséographique avec la rédaction de fiches musées pour chaque objet,

- De faire l’archivage des documents papiers et sonores.

- D’aider à l’administration et l’organisation des activités sur le site,

- De participer aux animations extérieures et à la réalisation de projets (stages, quinzaine occitane, animations diverses).

Pour leur propre formation, ils pourront participer à toutes les activités des ATP. Ces jeunes se formeront avec des membres d’ATP et sous la responsabilité de tuteurs.

13. Communication et droit à l'image

Chaque membre des ATP peut être photographié ou filmé lors des différentes activités de l’association. Les vidéos et prises de vues peuvent être publiées et diffusées dans la presse écrite ou sur Internet sans ouvrir droit à compensation.

Les membres ne désirant pas paraître dans sur les publications de l’association doivent le signaler par écrit au Président qui prendra les dispositions nécessaires pour faire respecter son droit à l’image.

Les enfants mineurs peuvent, exceptionnellement, être photographiés ou filmés lors d’activités de groupe (danses, chant, ateliers, visites etc.) pour faire la promotion d’un atelier ou rendre compte d’une animation. Sur demande des parents, leurs enfants peuvent être exclus du groupe pendant les prises de vues pour ne pas apparaître sur les photos ou vidéos.

14. Informatique et liberté

Les renseignements concernant les adhérents et en particulier leur email sont des informations internes à l’association ATP. Ils restent confidentiels et ne sont pas divulgués.

15. Assurances

L’association a contracté plusieurs assurances auprès de l’APAC 47 (FOL Ligue de l’enseignement groupe MAIF) :

Une assurance multirisque mobilier immobilier pour l’Ostau Marmandés.

Une assurance responsabilité civile de base.

Une assurance responsabilité civile liée à l’occupation de locaux occasionnels, assurance des dommages et des personnes pour les manifestations qu’elle organise extérieures à l’Ostau.

Une assurance pour le matériel de l’association, instruments de musique, sonorisation, matériel informatique et de vidéo projection.

Les membres du CA et les animateurs ont en plus une assurance nominative avec la carte d’adhésion à la FOL 47 (ligue de l’Enseignement).

16. Informations des membres de l'association et du public

Courrier :             «Ostau Marmandés », 35 rue Labat 47200 Marmande

Par mail :             Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Site internet :       www.atp-marmande.fr

Page Facebook : www.facebook.com/ATPMarmande

Lettre mensuelle d’information inscription possible en ligne sur le site

Par téléphone :    07 82 52 83 47

Ce règlement intérieur a été approuvé lors du Conseil d’Administration du 10/02/2017 et présenté à l’Assemblée Générale du 19 mars 2017 pour application.

La secrétaire                                      La trésorière                                   Le Président